Design jeres ledelsesevaluering

• I skal som organisation beslutte, om ledere af færre end 5 medarbejdere skal evalueres kvantitativ af dem, der kan besvare et spørgeskema uden at være sikret fuld anonymitet, fx lederen selv og den overordnede leder eller sideordnede ledere. Hvis I bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluerings IT-løsning, vil de ledere, der har færre end 5 medarbejdere (eller hvor færre end 5 medarbejdere besvarer spørgeskemaet), ikke modtage besvarelser fra medarbejderne i deres rapport. Det sker for at sikre medarbejdernes anonymitet. Lederne kan dog stadig få en rapport med fx lederens egen og den overordnede leders evaluering, da der ikke er det samme hensyn til anonymitet her.     

En væsentlig del af spørgeskemaundersøgelsen i den fællesoffentlige ledelsesevaluering er de ledelsestemaer med forskellige sæt af spørgsmål, som I kan vælge mellem.

Vi anbefaler, at I:

• Vælger ca. fire ledelsestemaer. Vores pilottest viser, at med ca. fire temaer tager det ca. 10-15 minutter at besvare spørgeskemaet. Dertil kommer eventuelle kommentarfelter og spørgsmål, I selv tilføjer evalueringen. Der er flere grunde til, at vi anbefaler, at I kun vælger fire ledelsestemaer. For det første er det vigtigt, at det ikke tager for lang til at svare på spørgeskemaet, det er jo mange respondenter, der skal svare på spørgeskemaet. For det andet skal rapporten til lederne heller ikke blive for lang, da det er vigtigt, at rapporten er overskuelig. Endelig er det svært at sikre dog dialog, opfølgning og prioritering af fremadrettet arbejde for de enkelte ledere, hvis ledelsesevalueringen indeholder for mange ledelsestemaer.

• Vælger temaer fra mere end én kategori. På den måde sikrer I en vis spredning i de typer af ledelsesadfærd, spørgeskemaundersøgelsen afdækker.

• Overvejer, om I skal koble valget af ledelsestemaer til aktuelle udfordringer eller strategiske fokusområder i jeres organisation.

• Har blik for, at de valgte temaer giver mening på alle niveauer af organisationen og ikke blot for topledelsen. Det er vigtigt for at skabe opbakning til ledelsesevalueringen i hele organisationen.

• Inddrager både ledere og medarbejdere i processen med at vælge ledelsestemaer. Det sikrer relevans og forankring i organisationen.

Ledelse sker i en kontekst, og ledelsesevalueringen bør altid tolkes med konteksten for øje. Derfor anbefaler vi, at I inkluderer et særligt sæt af spørgsmål om lederens kontekst. 

Hvis I bruger spørgsmålene, giver de mulighed for, at:

• Den enkelte leder kan få en kvalificeret samtale med sin nærmeste leder om de rammer og forventninger, som lederen bedriver ledelse indenfor.

• I som organisation kan gøre det tydeligt, at I anerkender, at lederens kontekst betyder noget for, hvordan lederen udøver sin ledelse.

• I på organisatorisk niveau kan få et overblik over, om der er særlige mønstre eller strukturer, I bør være opmærksomme på, når I arbejder videre med ledelsesudvikling. 

I kan også overveje at give dem, der besvarer evalueringen, mulighed for at give feedback til lederne i åbne kommentarfelter.

Det kan være en god idé, fordi det giver respondenterne mulighed for at uddybe deres svar. Det giver lederen mere viden om, hvordan de oplever lederens ledelse. På den anden side kan kommentarer stjæle meget opmærksomhed for lederen, når han eller hun modtager sin evalueringsrapport.

Det er muligt at tilføje jeres egne lokale spørgsmål, når I bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluering. Det giver jer mulighed for at undersøge temaer, som ikke er dækket af den fællesoffentlige ledelsesevaluering, eller spørge ind til ledelse i forbindelse med lokale processer og strategiske indsatser i jeres organisation.

Fordelen ved at vælge de samme spørgsmål og ledelsestemaer for alle i organisationen er, at det giver mulighed for at drøfte og arbejde med ledelse på tværs af organisationen ud fra det samme grundlag. Vi anbefaler dog, at I overvejer nedenstående.

Variation i valget af ledelsestemaer

Det er muligt at variere sammensætningen af blandt andet ledelsestemaer internt i jeres organisation. Eksempelvis kan I vælge et par ledelsestemaer, som alle i organisationen evalueres på, og derudover lade (under)områder i jeres organisation vælge de resterende temaer lokalt. Fordelen ved at tillade variation i valget af temaer er, at det tager højde for, at ledelsesopgaven ikke er den samme for alle.

Et kortere spørgeskema til bestemte medarbejdergrupper

I enkelte tilfælde kan I overveje om nogle af medarbejderne skal nøjes med at besvare en helt kort version af spørgeskemaet, som kun indeholder de faste elementer af spørgeskemaundersøgelsen (de fælles spørgsmål og baggrundsspørgsmål). Eksempelvis hvis I har medarbejdergrupper, der har særligt svært ved at besvare et omfattende spørgeskema. Det kan være på grund af manglende danskkundskaber eller mange læsesvage medarbejdere. I en sådan situation er der desuden behov for at tilpasse processen i ledernes videre arbejde med resultaterne fra spørgeskemaet.

Omfanget af spørgeskemaet er vigtigt af to årsager:

• Svartiden betyder noget for, hvor mange, der svarer, og hvor meget tid, de bruger på det. Jo længere skema, jo flere ressourcer bruger I på det, og jo flere falder fra eller besvarer spørgeskemaet overfladisk.

• Det er væsentligt at overveje, hvor mange forskellige aspekter af ledelse, den enkelte leder meningsfuldt kan arbejde med i sin opfølgning på ledelsesevalueringen.
  
  

Vi anbefaler, at I afprøver, hvor lang tid, det tager at besvare spørgeskemaundersøgelsen, inden I sender det ud til alle ledere og medarbejdere. Sigt efter, at det tager ca. 15 minutter for medarbejderne at besvare spørgeskemaet.