Design jeres ledelsesevaluering

Den fællesoffentlige ledelsesevaluering er fleksibel, og I kan designe jeres ledelsesevaluering på mange forskellige måder. I skal derfor træffe en række valg – blandt andet om, hvilke spørgsmål, der skal indgå i spørgeskemaundersøgelsen.     

Nedenfor kan I læse mere om de vigtigste overvejelser, I bør gøre jer, når I designer jeres ledelsesevaluering.

Skal alle ledere evalueres samtidigt?

I nogle organisationer giver det mening at evaluere alle ledere samtidigt. For andre giver det mening at evaluere ledere på forskellige tidspunkter eller kun at evaluere nogle ledere i organisationen. I kan derfor overveje, om I skal evaluere ledelsen i hele eller dele af organisationen, og om det skal foregå på samme tid eller i flere etaper.

  • Det kan være en fordel, at evalueringen omfatter hele organisationen på én gang. På den måde opbygger jeres organisation et fælles sprog om ledelse, og lederne får mulighed for at sparre med hinanden om processen, resultater og ledelsesudvikling. Det giver et stærkt udgangspunkt for fælles organisatorisk arbejde med ledelsesudvikling. Den proces kan dog være meget ressourcekrævende, særligt for HR. Det kan også være sværere at tage hensyn til særlige lokale forhold, fx perioder med travlhed i bestemte dele af organisationen. Der kan være travlt i dagtilbuddene på andre tidspunkter af året end i økonomiforvaltningen.     
  • I kan også overveje, om I skal evaluere alle ledere i hele ledelseskæden eller kun ledere på udvalgte ledelseslag. Her skal I dog være opmærksomme på, at det kan påvirke dialogen om evalueringen og den organisatoriske forankring, hvis de øverste ledere i organisationen fx er undtaget.
  • Det kan være en god idé at undtage nyligt tiltrådte ledere fra evalueringen. På den måde kan I undgå, at lederen selv eller dem, der skal evaluere lederen oplever, at de ikke ved nok om lederens ledelse til at kunne besvare spørgeskemaet.

Hvem skal evaluere lederen?

Når I bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluering, kan I selv bestemme, hvem der skal evaluere lederen.

  • Vi anbefaler, at I som minimum inkluderer lederens overordnede leder, lederens medarbejdere og/eller underordnede ledere og lederen selv. Det er de aktører, der på daglig basis både påvirker og påvirkes af lederens ledelsespraksis.
  • I de situationer, hvor der er et tæt samarbejde mellem den evaluerede leder og sideordnede lederkolleger, kan det også give god mening at inddrage sideordnede ledere i evalueringen. Det giver den evaluerede leder et bredere billede af, hvordan hans eller hendes ledelse opleves, og det skaber et grundlag for, at lederne kan arbejde med tværgående samarbejde og styrke den fælles opgaveløsning. Der er udviklet et særligt spørgsmålsbatteri til sideordnede ledere.
  • I skal som organisation beslutte, om ledere af færre end 5 medarbejdere skal evalueres kvantitativ af dem, der kan besvare et spørgeskema uden at være sikret fuld anonymitet, fx lederen selv og den overordnede leder eller sideordnede ledere. Hvis I bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluerings IT-system, vil de ledere, der har færre end 5 medarbejdere (eller hvor færre end 5 medarbejdere besvarer spørgeskemaet), ikke modtage besvarelser fra medarbejderne i deres rapport. Det sker for at sikre medarbejdernes anonymitet. Lederne kan dog stadig få en rapport med fx lederens egen og den overordnede leders evaluering, da der ikke er det samme hensyn til anonymitet her.     

Hvor mange og hvilke ledelsestemaer skal I vælge?

En væsentlig del af spørgeskemaundersøgelsen i den fællesoffentlige ledelsesevaluering er de ledelsestemaer med forskellige sæt af spørgsmål, som I kan vælge mellem.

Vi anbefaler, at I:

  • Vælger ca. fire ledelsestemaer. Vores pilottest viser, at med ca. fire temaer tager det ca. 10-15 minutter at besvare spørgeskemaet. Dertil kommer eventuelle kommentarfelter og spørgsmål, I selv tilføjer evalueringen.
  • Vælger temaer fra mere end én kategori. På den måde sikrer I en vis spredning i de typer af ledelsesadfærd, spørgeskemaundersøgelsen afdækker.
  • Overvejer, om I skal koble valget af ledelsestemaer til aktuelle udfordringer eller strategiske fokusområder i jeres organisation.
  • Har blik for, at de valgte temaer giver mening på alle niveauer af organisationen og ikke blot for topledelsen. Det er vigtigt for at skabe opbakning til ledelsesevalueringen i hele organisationen.
  • Inddrager både ledere og medarbejdere i processen med at vælge ledelsestemaer. Det sikrer relevans og forankring i organisationen.

Vil I spørge ind til lederens kontekst?

Ledelse sker i en kontekst, og ledelsesevalueringen bør altid tolkes med konteksten for øje. Derfor anbefaler vi, at I inkluderer et særligt sæt af spørgsmål om lederens kontekst. 

Hvis I bruger spørgsmålene, giver de mulighed for, at:

  • Den enkelte leder kan få en kvalificeret samtale med sin nærmeste leder om de rammer og forventninger, som lederen bedriver ledelse indenfor.
  • I som organisation kan gøre det tydeligt, at I anerkender, at lederens kontekst betyder noget for, hvordan lederen udøver sin ledelse.
  • I på organisatorisk niveau kan få et overblik over, om der er særlige mønstre eller strukturer, I bør være opmærksomme på, når I arbejder videre med ledelsesudvikling. 

Vil I inkludere kommentarfelter?

I kan også overveje at give dem, der besvarer evalueringen mulighed for at give feedback til lederne i åbne kommentarfelter.

Det kan være en god idé, fordi det giver respondenterne mulighed for at uddybe deres svar. Det giver lederen mere viden om, hvordan de oplever lederens ledelse. På den anden side kan kommentarer stjæle meget opmærksomhed for lederen, når han eller hun modtager sin evalueringsrapport.

Vil I stille jeres egne lokale spørgsmål?

Det er muligt at tilføje jeres egne lokale spørgsmål, når I bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluering. Det giver jer mulighed for at undersøge temaer, som ikke er dækket af den fællesoffentlige ledelsesevaluering, eller spørge ind til ledelse i forbindelse med lokale processer og strategiske indsatser i jeres organisation.

Skal alle i organisationen have de samme spørgsmål?

Fordelen ved at vælge de samme spørgsmål og ledelsestemaer for alle i organisationen er, at det giver mulighed for at drøfte og arbejde med ledelse på tværs af organisationen ud fra det samme grundlag. Vi anbefaler dog, at I overvejer nedenstående.

Variation i valget af ledelsestemaer

Det er muligt at variere sammensætningen af blandt andet ledelsestemaer internt i jeres organisation. Eksempelvis kan I vælge et par ledelsestemaer, som alle i organisationen evalueres på, og derudover lade (under)områder i jeres organisation vælge de resterende temaer lokalt. Fordelen ved at tillade variation i valget af temaer er, at det tager højde for, at ledelsesopgaven ikke er den samme for alle.

Et kortere spørgeskema til bestemte medarbejdergrupper

I enkelte tilfælde kan I overveje om nogle af medarbejderne skal nøjes med at besvare en helt kort version af spørgeskemaet, som kun indeholder de faste elementer af spørgeskemaundersøgelsen (de fælles spørgsmål og baggrundsspørgsmål). Eksempelvis hvis I har medarbejdergrupper, der har særligt svært ved at besvare et omfattende spørgeskema. Det kan være på grund af manglende danskkundskaber eller mange læsesvage medarbejdere. I en sådan situation er der desuden behov for at tilpasse processen i ledernes videre arbejde med resultaterne fra spørgeskemaet.

Hvor langt skal spørgeskemaet være?

Omfanget af spørgeskemaet er vigtigt af to årsager:

  • Svartiden betyder noget for, hvor mange, der svarer, og hvor meget tid, de bruger på det. Jo længere skema, jo flere ressourcer bruger I på det, og jo flere falder fra eller besvarer spørgeskemaet overfladisk.
  • Det er væsentligt at overveje, hvor mange forskellige aspekter af ledelse, den enkelte leder meningsfuldt kan arbejde med i sin opfølgning på ledelsesevalueringen.

Vi anbefaler, at I afprøver, hvor lang tid, det tager at besvare spørgeskemaundersøgelsen, inden I sender det ud til alle ledere og medarbejdere. Sigt efter, at det tager ca. 15 minutter for medarbejderne at besvare spørgeskemaet.    

Samspil med andre initiativer?

Der vil typisk være andre initiativer, der handler om ledelsesudvikling i organisationen. Det er derfor relevant at overveje, hvordan ledelsesevalueringen skal gennemføres i forhold til disse, både med hensyn til timing og indhold.

I kan eksempelvis overveje, om der er overlap i ledelsesevalueringen og APV-målingen, trivselsmålingen eller om arbejdet med ledelsesgrundlaget skal tænkes sammen med, at I gennemfører en ledelsesevaluering i jeres organisation.