Opsætning og udsendelse af spørgeskemaer

Efter I har oprettet jeres organisation i systemet, kan I nemt sætte spørgeskemaer op. Hvis I bruger en 360-graders evaluering, skal der sættes forskellige spørgeskemaer op til lederens leder, lederen selv, lederens medarbejdere/underordnede ledere og lederens kollegaer. I systemet er der en række skabeloner med til introduktions- og hjælpetekster, prædefinerede indstillinger og forskellige sæt af spørgsmål, som I kan vælge for at sammensætte spørgeskemaer, der giver mening i jeres organisation. 

Hvordan opsætter man spørgeskemaerne?

  • De faste elementer i den fællesoffentlige ledelsesevaluering fremgår allerede af skabelonen til spørgeskemaerne i IT-løsningen 
  • De fleksible elementer, såsom ledelsestemaer, spørgsmål om lederens kontekst og eventuelt spørgsmål til sideordnede lederkolleger kan I selv vælge til i opsætningen af jeres spørgeskema
  • I har derudover også mulighed for at tilføje åbne spørgsmål (kommentarfelter) samt jeres egne lokale spørgsmål i spørgeskemaet

Forberedelse af spørgeskemaundersøgelsen

For at få mest muligt ud af spørgeskemaundersøgelsen og sikre, at alle er trygge i evalueringsprocessen, er det vigtigt, at I forbereder jer i god tid og afsætter ressourcer til at besvare spørgsmål undervejs i hele processen.

Den fællesoffentlige ledelsesevaluering er fleksibel, og I kan designe jeres ledelsesevaluering på mange forskellige måder. I skal derfor træffe en række valg – blandt andet om, hvilke spørgsmål der skal indgå i spørgeskemaundersøgelsen. Det anbefaler vi, at I gør i god tid inden, at I opsætter spørgeskemaet i IT-løsningen.

I gennemførelsen af ledelsesevalueringen er det jeres juridiske ansvar at oplyse om behandling af data og eventuel videregivelse af data til Aarhus Universitet. Som hjælp hertil vil I derfor i IT-systemet finde eksempler på formuleringer, som I kan vælge at anvende. Vi anbefaler derfor, at I allerede inden opsætningen forholder jer til jeres organisations privatlivspolitik, da det i sidste ende jeres ansvar. 

Udsendelse af spørgeskemaer 

Når spørgeskemaerne er opsat, skal I tilrette mailskabelonerne for invitations-, afslutnings- og påmindelsesmails, og derefter udsende spørgeskemaerne til de forskellige respondentgrupper. I IT-løsningen ligger der allerede mailskabeloner til de forskellige respondentgrupper og I skal kun udfylde de felter der er markeret med gult.

Bemærk, at det er jeres juridiske ansvar at oplyse om behandling af data og eventuel videregivelse af data til Aarhus Universitet i invitationsmailen.

Hvordan udsender man spørgeskemaerne?

  • Tilret mailskabeloner for invitations-, afslutnings- og påmindelsesmails
  • Opsæt udsendelse ved at vælge, hvem der skal modtage det pågældende spørgeskema, hvornår de skal modtage en påmindelsesmail samt hvornår der skal åbnes og lukkes for besvarelser.
  • I har mulighed for løbende at se, hvor mange der er inviteret og hvor mange der har besvaret spørgeskemaerne.