Brug af IT-løsningen

Her kan I læse om betingelserne for brug af den fællesoffentlige ledelsesevaluerings IT-løsning. I gør brug af IT-løsningen ved at benytte en rammeaftale, som Medarbejder- og Kompetencestyrelsen har indgået med systemleverandøren EG.

Anvendelse af aftalen

Hvis I ønsker at bruge IT-løsningen, skal I kontakte EG via en kontaktformular.

I kontaktformularen skal I skrive ”Den fælles offentlig Ledelsesevaluering” i kommentarfeltet. Når EG har modtaget jeres henvendelse, sender de en bestillingsformular, som I skal udfylde og returnere. Herefter vil I modtage en leveranceaftale og databehandleraftale fra EG. 

Bemærk, at det er jeres juridiske ansvar, at behandlingen af personoplysninger, herunder indsamling og videregivelse, stemmer overens med jeres organisations privatlivspolitik og de databeskyttelsesretslige regler.

Du kan læse mere om databehandleraftalen og leverenceaftalen under "Aftalegrundlaget" længere nede på siden. 

Hvem kan anvende aftalen?

Nedenstående organisationer er berettiget til at bruge rammeaftalen: 

  1. Statslige institutioner 
  2. Kommuner 
  3. Regioner 
  4. Selvejende institutioner med offentlig finansiering eller driftsoverenskomst med offentlig organisation 
  5. Kommunernes Landsforening 
  6. Danske Regioner 
  7. Sammenslutninger og driftsfællesskaber bestående af organisationer angivet som nr. 1-6) 
  8. Selskaber ejet af en eller flere organisationer angivet som nr. 1-7)

Pris

Brug af IT-løsningen kræver en brugerlicens til systemet EG SafetyNet. Prisen inkluderer brugsret til system og support. Prismodellen er struktureret efter en trappemodel, hvor prisen afhænger af antal respondenter. En respondent svarer i dette tilfælde til en ansat.

Eksempel: I en organisation med 500 ansatte, hvor alle ansatte skal deltage i ledelsesevalueringen til prisen være 2.500 kr. jf. trappemodellen.

Brugerorganisationers vederlag for brug af systemet

1 års brugerlicens til maksimalt:

  • 0-500 respondenter: 2.500,00 kr.
  • 501-1.000 respondenter: 9.700,00 kr.
  • 1.001-2.000 respondenter: 11.100,00 kr.
  • 2.001-5.000 respondenter: 16.200,00 kr.
  • 5.001-10.000 respondenter: 23.800,00 kr.
  • 10.001-20.000 respondenter: 28.700,00 kr.
  • 20.001-50.000 respondenter: 75.200,00 kr.

Tidsforbrug

Det interne tidsforbrug ved at anvende it-løsningen kan variere meget afhængigt af organisationens størrelse, og hvor kompleks jeres opsætning er.

Tidsforbruget påvirkes bl.a. af: 

  • Hvilken data, I har på organisationen. Det er lettere at gå i gang med at opsætte en ledelsesevaluering, hvis I har opdateret data i jeres personalesystem, hvor alle afdelinger er indplaceret i et organisationshierarki, og alle ansatte er oprettet med korrekt navn, e-mail, afdeling og leder.
  • Hvordan jeres organisationsstruktur ser ud. Det er lettere at opsætte en ledelsesevaluering, hvis I overvejende har en simpel organisationsstruktur med én leder pr. afdeling. Det er mere komplekst, hvis I har mange steder med flere ledere i en afdeling, ledere med flere teams, konstituerede ledere og lignende.
  • Antallet af forskellige spørgerammer. Der kan være gode grunde til at vælge forskellige ledelsestemaer til forskellige afdelinger. Vær dog opmærksom på, at I skal oprette spørgeskemaer til både medarbejdere, underordnede ledere, lederens selvevaluering og overordnet leder for hver spørgeramme.
  • Anvendelse af spørgsmål til sideordnede ledere: Hvis lederne skal evaluere deres lederkollegaer, vil der ofte være behov for at udvælge manuelt, hvem der skal evaluere hvem. Vi anbefaler derfor at være opmærksomme på at bruge evalueringen med sideordnede ledere aktivt i jeres opfølgning, hvis I vælger det til.

Eksempler 

På baggrund af tilbagemeldinger fra brugerorganisationer beskrives her eksempler på, hvor lang tid det cirka kan tage, fra en organisation har købt adgang til it-løsningen, til alle rapporter er genereret. Bemærk, at tidsforbruget kan variere meget mellem organisationer.

En lille organisation med ca. 500 medarbejdere eller mindre: Ca. to måneder, heraf en måned til oprettelse af organisationen og opsætning af spørgeskemaer, to uger til besvarelse af spørgeskemaer og to uger til generering af rapporter.

En mellemstor organisation med ca. 5000 medarbejdere: Ca. fire måneder, heraf tre måneder til oprettelse af organisation og opsætning af spørgeskemaer, to uger til besvarelse af spørgeskemaet og tre uger til generering af rapporter.

Arbejdsmængden varierer i løbet af perioden, men det vil ofte være hensigtsmæssigt at have en medarbejder, som har størstedelen af sin tid dedikeret til opgaven – særligt under oprettelse af organisationen og opsætning af spørgeskemaer.

Faste elementer, når I bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluerings IT-løsning

Anvendes IT-løsningen for den fællesoffentlige ledelsesevaluering, er der nogle faste elementer, som altid indgår i spørgeskemaerne. De beskrives her.

Behandling af data og anonymitet

Alt data behandles fortroligt. Som organisation er det jeres juridiske ansvar, at behandlingen af personoplysninger, herunder indsamling og videregivelse, stemmer overens med jeres organisations privatlivspolitik og de databeskyttelsesretslige regler.

Det er vigtigt, at medarbejderne føler sig trygge i at deltage i en ledelsesevaluering.  Derfor er systemet opsat til, at lederen kun vil modtage en rapport med medarbejdernes besvarelser, hvis minimum 5 medarbejdere har besvaret spørgeskemaet.

For underordnede ledere gælder, at deres besvarelser stadig fremgår af den individuelle leders rapport, hvis der er færre end 5, der har besvaret spørgeskemaet. Selvom de underordnede ledere ikke fremgår ved navn, kan der være risiko for genkendelighed.

Benytter I muligheden for, at medarbejderne kan besvare spørgsmål med åbne kommentarfelter eller tilføje kommentarer i et frit kommentarfelt, er der mulighed for, at respondenterne skriver særlige personfølsomme oplysninger eller skriver noget, der gør, at lederen kan genkende dem.

Det er vigtigt at informere medarbejderne om muligheden for, at lederen genkender dem ud fra deres kommentarer. Medarbejderne skal vide, at deres kommentarer afrapporteres præcist, som de skriver dem, når de besvarer spørgeskemaet.

Fællesspørgsmål – overordnet oplevet ledelse

Alle, der bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluerings IT-løsning, skal svare på nogle indledende spørgsmål omkring overordnet oplevet ledelse. De fælles spørgsmål i ledelsesevalueringen dækker over en række centrale aspekter af ledelse. Besvarelserne på disse spørgsmål giver den evaluerede leder et overblik over, hvordan hendes eller hans ledelse opleves. Svarmulighederne på disse spørgsmål er prædefinerede.

Ledelsestemaer

Den fællesoffentlige ledelsesevaluering består af en række valgfrie ledelsestemaer, som de enkelte organisationer eller enheder kan vælge imellem. Når man har valgt et ledelsestema, kan man dog ikke fravælge eller ændre på formuleringen af enkelte spørgsmål under det valgte tema. Svarmulighederne på disse spørgsmål er prædefinerede.

Rapporter med fokus på dialog og refleksion

Når I bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluerings IT-løsning, er rapporterne til lederne faste. Rapporterne til lederne har fokus på at understøtte ledernes dialog og refleksion om rapporten resultater og dermed understøtte ledernes ledelsesudvikling. Rapportformatet er grundigt afprøvet i forbindelse med udviklingen af den fællesoffentlige ledelsesevaluering.

Integrationer til jeres eksisterende IT-systemer

IT-løsningen omfatter en mulighed for, at I kan få et organisationsspecifikt tilbud på oprettelse af en integration til jeres eksisterende personalesystem, så I automatisk kan overføre medarbejderdata.

Integrationer er en separat ydelse. I har mulighed for at tilkøbe integrationsløsningen ved at tage kontakt til EG. 

Brug for hjælp?

Brugermanual, navigationssedler og support

Hvis I har brug for hjælp til at bruge systemet, kan I kontakte EG’s support. EG stiller også en brugervejledning og navigationssedler til rådighed, som I nemt kan følge step-for-step. I finder vejledningsmaterialet i systemet som PDF-filer, som I også kan vælge at downloade og printe.

EG’s support er udelukkende bemandet med kvalificerede supportere, der er bekendt med den fællesoffentlige ledelsesevaluerings IT-løsning.

Support foregår både pr. telefon 70200819 og via e-mail support@Safetynet.dk.

Support ydes på hverdage i tidsrummet 08:00 til 17:00.

Køb af hjælp til gennemførelse af ledelsesevaluering i IT-løsningen

Hvis I ønsker at købe hjælp til at få sat jeres ledelsesevaluering op i IT-løsningen, lægger det uden for rammeaftalen. Men I kan altid kontakte EG og få et uforpligtende tilbud på ydelsen.

Anden kontakt

Hvis du har kommentarer til IT-løsningen eller spørgsmål til den fællesoffentlige ledelsesevaluering, er du velkommen til at kontakte lektor ved Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse Caroline Howard Grøn på ledelsesevaluering@au.dk.

Aftalegrundlag

Aftalegrundlaget består af en rammeaftale med underliggende bilag. Hvis I ønsker at modtage hele aftalegrundlaget, kan I henvende jer direkte til EG.

Når I anvender systemet, skal I indgå en databehandleraftale med EG, som leverandør af IT-systemet. I modtager databehandleraftalen fra EG sammen med leveranceaftalen. I har mulighed for at ændre aftalen, hvis I mener, at specifikke bestemmelser bør formuleres anderledes. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen har udarbejdet en skabelon til aftalen baseret på Datatilsynets skabelon.

I udkastet til Databehandleraftalen indgår det, at data videregives til Aarhus Universitet til forskningsbrug. I bekræfter derfor med aftalen, at data må videregives, og skal dermed ikke fortage jer yderligt. EG har allerede en databehandleraftale med Aarhus Universitet, der bekræfter, at data kan videregives.

Vi gør opmærksom på, at Medarbejder- og Kompetencestyrelsen ikke er eller bliver dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der foregår i systemet. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen er heller ikke på anden måde ansvarlig for, at databehandleraftalen mellem jer og EG er korrekt udfyldt og indgået.