Indsamling af respondentinformationer og oprettelse af jeres organisation
Til at starte med skal I oprette jeres organisationshierarki i systemet. Hierarkiet består af informationer om organisationens afdelinger og deres indbyrdes relation til hinanden. I kan oprette organisationshierarkiet manuelt eller via import af en Excel-fil.
Information I skal bruge på organisationsniveau
Når I skal oprette jeres orgnisationshieraki, skal I bruge følgende oplysninger:
- Afdelingskode: Det er et unikt ID til at identificere afdelingen. Det kan fx være et nummer eller en forkortelse af afdelingsnavnet. Det er vigtigt, at alle afdelinger får en kode, og at denne kode er unik, således at to afdelinger ikke har samme afdelingskode.
- Afdelingsnavn: Det er afdelingens navn
- Forældreafdelingskode: Dette felt skal udfyldes, når en afdeling skal være en underafdeling til en anden afdeling. Når det er tilfældet, skal I skrive afdelingskoden for den afdeling, I vil lægge afdelingen under. Det er vigtigt, at koden under forældreafdelingskode staves på præcis samme måde som koden under afdelingskoden. Det skyldes, at data i afdelingskoden ”mappes” med data i forældreafdelingskoden, og på den baggrund opbygger IT-løsningen jeres organisationshierarki (se illustrationen nedenfor)
Når I har oprettet jeres organisationshierarki, skal I indsamle informationer om jeres ledere og medarbejdere (respondentinformationer) og oprette dem i systemet. I kan ligeledes oprette ledere og medarbejdere manuelt eller via import af en Excel-fil.
Information I skal bruge om ledere og medarbejdere
Når I skal oprette ledere og medarbejdere, skal I bruge følgende oplysninger om dem:
- Medarbejdernummer: Et unikt ID for personen. Det kan fx være det nummer, som personen allerede har i jeres organisations HR-system/lønsystem. Det kan også være personens initialer, der må bare ikke være to personer med de samme initialer.
- Fornavn: Personens fornavn
- Efternavn: Personens efternavn
- Mail: Personens mail
- Afdelingskode: Et unikt ID til at identificere afdeling. Brug de afdelingskoder, som I har lavet i forbindelse med oprettelsen af organisationshierarkiet
- ErLeder: Feltet angiver, om personen er leder eller ikke. Feltet skal udfyldes med værdien 1 for ledere og ikke udfyldes for øvrige personer (medarbejdere)
- Startdato: Det er personens ansættelsesdato. Feltet er valgfrit
- Brugernavn: Her angives et unikt brugernavn. Vi anbefaler, at I skriver personens mailadresse. Det er kun nødvendigt at skrive et brugernavn for de personer, der skal kunne logge ind i IT-løsningen fx ledere
- Faggruppe: Her angives den overordnede faggruppe, som personen tilhører. Faggruppen gør spørgsmålene mere kontekstbestemte ved brug af områdespecifikke eksempler. Der skal vælges mellem 12 forskellige faggrupper i dropdown-menuen. Se de forskellige faggrupper og områdespecifikke eksempler her
- Ledelsesniveau: Er lederen `leder af underordnede ledere`, `leder af medarbejder` eller ’leder af medarbejdere og underordnede ledere’ – dette skal vælges i drop-down-menu
Indsamling af information om respondenter kan være omfattende og tidskrævende, afhængigt af organisationens mulighed for at trække denne type data fra eksisterende personalesystemer. Vi anbefaler derfor, at I tidligt i processen går i gang med at indsamle respondentinformationer. Så har I også tid til at validere informationerne ved fx at lade lederne tjekke informationerne om de personer, de skal evalueres af.