Før I kan sende spørgeskemaet ud, skal I opsætte organisationen. Det gør I ved at indsamle en række informationer om alle de personer, der skal besvare spørgeskemaet (respondenter). Det kan være tidskrævende, afhængigt af jeres mulighed for at trække denne type data fra eksisterende systemer. Vi anbefaler derfor, at I går i gang med at indsamle respondentinformationer allerede tidligt i forberedelsen af evalueringen. Så har I også tid til at validere informationerne ved fx at lade lederne tjekke informationerne om de personer, de skal evalueres af.
I skal indsamle informationer om alle dem, der skal evaluere en leder. Vi anbefaler, at det som minimum er lederens medarbejdere/underordnede ledere, lederens egen overordnede leder og lederen selv, der evaluerer lederen. I kan også vælge at inddrage sideordnede ledere i undersøgelsen.
Det afhænger af, hvilken løsning I bruger til at gennemføre spørgeskemaundersøgelsen. Men typisk vil I som minimum have brug for: