Hvordan fungerer spørgeskemaundersøgelsen?

Kong Frederiks Center for Offentlig Ledelse ved Aarhus Universitet indsamler spørgeskemadata fra den fællesoffentlige ledelsesevaluering i en forskningsdatabase. Databasen skal understøtte forskning i offentlig ledelse og styrke de forskningsbaserede indspark i den brede ledelsesdebat i Danmark. Data behandles i henhold til GDPR og efter forskningsetiske standarder. Publicering vil aldrig ske på en måde, så enkelte individer, enheder eller organisationer kan identificeres.

Hvis I gennemfører evalueringen i jeres eget IT-system, kan I indgå en videregivelsesaftale med Aarhus Universitet. På den måde kan I videregive data og dermed bidrage til forskningen i offentlig ledelse.

Det er vigtigt, at så mange som muligt besvarer spørgeskemaet, fordi lederen skal bruge evalueringen til at udvikle sig som leder. En høj svarprocent sikrer, at lederen får et retvisende billede af, hvordan hans eller hendes ledelse opleves.

For at sikre en høj svarprocent er der flere ting, I fra centralt sted kan gøre allerede, inden spørgeskemaet sendes ud:

• Vælg ca. fire ledelsestemaer og overvej antallet af/behovet for lokale spørgsmål, så spørgeskemaet ikke bliver for langt.
• Adressér tvivl om eksempelvis anonymitet, GDPR og formålet med evalueringen for at skabe tillid til undersøgelsen.
• Gennemfør spørgeskemaundersøgelsen på et tidspunkt, hvor der er tid til at besvare det, og hvor der ikke samtidig er andre større dagsordener, der fylder meget i organisationen.
• Udsend 1-2 reminders i løbet af svarperioden, så respondenter, der endnu ikke har besvaret spørgeskemaet, bliver mindet om det, inden svarfristen udløber.
• Motivér medarbejdere og ledere til at svare på spørgeskemaet ved at afstemme forventninger til, hvad der skal ske, efter spørgeskemaet er besvaret.
• Sørg for at gøre det tydeligt, hvor mange spørgeskemaer, der skal besvares. Nogle ledere skal både evaluere deres overordnede leder, dem selv og et antal underordnede ledere.
  
  

Der er også flere ting, I kan opfordre lederne til at gøre for at sikre en høj svarprocent:

• Giv medarbejderne mulighed for at besvare spørgeskemaet i arbejdstiden fx ved at booke et tidspunkt, hvor der både er tid til det og adgang til en computer.
• Opfordr medarbejderne til at tale sammen om, hvordan de forstår spørgsmålene – dialog er fint, så længe medarbejderne svarer individuelt.
• Afsæt tid til at medarbejderne kan stille spørgsmål til den leder, de skal evaluere, eksempelvis på et personalemøde.
• Husk lederne på, at de skal afsætte tid i deres kalender til at besvare spørgeskemaerne – hvis I har en kultur for det i jeres organisation, kan I fra centralt sted ”booke” lederne direkte i deres kalendere til at besvare spørgeskemaerne, så de bliver mindet om det.
• Gør det til en dyst mellem områderne/enhederne i jeres organisation – hvem får den højeste svarprocent?

Det er ikke kun vigtigt at holde øje med den samlede svarprocent. Det er også vigtigt at holde øje med antallet af medarbejderbesvarelser i de enkelte enheder. Hvis I bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluerings IT-løsning, modtager den enkelte leder kun en rapport med medarbejdernes besvarelser, hvis minimum 5 medarbejdere har besvaret spørgeskemaet. Denne grænse er sat for at sikre medarbejdernes anonymitet.