Hvordan foregår evalueringen?

Den gode ledelsesevaluering slutter ikke, når spørgeskemaerne er besvaret. For at evalueringen kan omsættes til udvikling og bedre ledelse, er det afgørende, at undersøgelsen følges op af dialog.

Vi anbefaler derfor, at både de enkelte ledere og hele organisationen prioriterer at følge op, sætter god tid af til dialog med både medarbejdere og ledere og gør det videre arbejde handlingsrettet og konkret.

I kan hente materiale, der hjælper jer med at planlægge og gennemføre en ledelsesevaluering. Materialet kan I tilpasse til jeres organisation. Den rigtige planlægning er afgørende for, at en ledelsesevaluering giver organisatorisk værdi.

For at sikre den organisatoriske forankring er der tre ting, som I bør være opmærksomme på, allerede i planlægningen af ledelsesevalueringen.

Involvér topledelsen

Første skridt mod en succesfuld ledelsesevaluering er, at topledelsen:

• Fastsætter og kommunikerer formålet med ledelsesevalueringen

• Sikrer organisatorisk opbakning

• Tager overordnet stilling til hele processen fra før spørgeskemaet udsendes til opfølgning

• Afsætter ressourcer til hele processen
  
  

Involvér og forbered lederne

For nogle ledere, og særligt dem, der aldrig har prøvet at blive evalueret før, kan en ledelsesevaluering føles som en eksamen. Det er derfor vigtigt, at I gør det tydeligt over for lederne, at en ledelsesevaluering ikke er en ”skønhedskonkurrence” eller en objektiv karakterbog, men en mulighed for at arbejde med sin ledelse. At involvere lederne er med til at afdramatisere evalueringen og gøre dem trygge. Derudover skaber det ejerskab og motivation. Det er vigtigt, når lederne efterfølgende skal arbejde med deres evaluering og omsætte den til udvikling.

Involvér og forbered medarbejderne

Selvom fokus i en ledelsesevaluering er på lederen, er det vigtigt ikke at glemme medarbejderne. Det motiverer også medarbejderne at blive informeret tidligt i processen og inddraget i at vælge ledelsestemaer.

Tilsvarende er det også vigtigt at informere medarbejderne om, hvad de kan forvente, at der sker, efter de har besvaret spørgeskemaet om deres leder. De må ikke føle, at det er spild af deres tid at besvare spørgeskemaet.

Det er vigtigt, at alle i organisationen føler sig klædt på til at deltage for at skabe en god proces omkring ledelsesevalueringen. Information til både medarbejdere og ledere er også med til at give dem medansvar for ledelsesevalueringen.

Der må ikke gå for lang tid fra beslutningen om at gennemføre en evaluering i organisationen er truffet, til både ledere og medarbejdere er informeret. Ellers kan det skabe usikkerhed i organisationen.

Information til lederne

Lederne er typisk interesserede i at vide, hvornår evalueringen finder sted, hvad formålet er, og hvordan processen efter spørgeskemaundersøgelsen ser ud. Derudover kan det være hensigtsmæssigt at give lederne mulighed for at stille spørgsmål, fx i forbindelse med en workshop om evalueringens indhold og temaer.

I kan hente materialer til at informere lederne her:

Information til medarbejderne

Medarbejderne vil typisk gerne vide, hvornår evalueringen finder sted, hvordan deres oplysninger og besvarelser behandles, fx i forhold til anonymitet, og hvad medarbejderne kan forvente, at der sker, efter de har svaret på spørgeskemaet. Lederne spiller en vigtig rolle, da de både kan skabe nærhed, ejerskab og give udtryk for, at de ønsker medarbejdernes besvarelser, så de har noget at arbejde videre med.

I kan hente materialer til at informere medarbejderne her:

Når I planlægger en ledelsesevaluering, er der mange ting, I skal overveje og tage stilling til. 

I skal også beslutte, hvordan I vil følge op på evalueringen i jeres organisation. Vi har udarbejdet en lang række forslag til, hvordan I kan omsætte evalueringen til udvikling af ledelse både for den enkelte leder og for organisationen. Det er blot forslag til og eksempler på, hvordan man kan arbejde med ledelsesevalueringen, og det kan derfor tilpasses jeres kontekst. I kan med andre ord bruge inspirationsmaterialet, som I vil.

I en kvantitativ ledelsesevaluering bliver data indsamlet via et spørgeskema, hvor respondenterne angiver på en skala med tal, hvordan de oplever lederens ledelse.

I en kvalitativ ledelsesevaluering bliver data indsamlet via interviews/dialog, hvor respondenterne har mulighed for at sætte ord på, hvordan de oplever lederens ledelse.

Den fællesoffentlige ledelsesevaluering tager udgangspunkt i en kvantitativ undersøgelse, men kombinerer den med dialog som i en kvalitativ ledelsesevaluering.

Der er mange fordele ved at evaluere kvantitativt:

• Det er lettere at sammenligne de forskellige besvarelser, når det er udtrykt med et tal frem for et udsagn. Det kan fx være gavnligt at sammenligne medarbejdernes besvarelser med lederens egen besvarelse for at gøre det tydeligt på hvilke områder, medarbejderne og lederen oplever lederens adfærd forskelligt.

• Det er muligt at spørge mange respondenter.

• Det er muligt at sikre respondenternes anonymitet.

• Det er muligt at indsamle besvarelser fra kvantitative spørgeskemaer i hele organisationen. Det kan fx være gavnligt, hvis direktionen/topledelsen ønsker at undersøge, hvordan det går med ledelse i organisationen eller ønsker et grundlag for at drøfte, hvordan I kan styrke ledelsen i hele jeres organisation.
  
  

Men i nogle situationer kan det være hensigtsmæssigt ikke at evaluere kvantitativt:  

• Hvis der er enheder i jeres organisation, som har alvorlige ledelsesmæssige problemer, kan det være en god idé i stedet at benytte en kvalitativ ledelsesevaluering i netop dén enhed. Det kan fx være i situationer, hvor samarbejdet mellem leder og medarbejdere er meget problemfyldt. Det samme gælder, hvis jeres organisation som helhed har problemer. Det kan fx være, at I lige har gennemført en stor besparelse og derfor har måttet afskedige flere ledere eller medarbejdere. I situationer med alvorlige ledelsesmæssige eller organisatoriske problemer er det bedre at benytte en kvalitativ ledelsesevaluering, fordi den i højere grad indfanger konteksten. Risikoen ved at evaluere kvantitativt i sådanne situationer er, at respondenterne svarer på noget helt andet end det, der lægges op til med spørgeskemaet, fordi de har brug for at få afløb for deres frustrationer.

• I enheder, der består af færre end 5 medarbejdere, kan I ikke sikre medarbejdernes anonymitet i en kvantitativ indsamling af data. I de tilfælde er det bedre at evaluere kvalitativt.

• Hvis der generelt er modstand mod kvantitative evalueringer i enkelte enheder eller endda dele af jeres organisation, anbefaler vi, at I forsøger at imødekomme modstanden gennem dialog eller ved at evaluere kvalitativt i stedet for kvantitativt.

Hvis I bruger den fællesoffentlige ledelsesevaluerings IT-løsning, og der er færre end 5 medarbejdere, der skal evaluere/har evalueret en leder, er det ikke en del af konceptet, at medarbejdernes besvarelser indgår i en rapport til lederen. Det skyldes, at det er nødvendigt at beskytte medarbejdernes anonymitet.

Det er vigtigt, at informerer medarbejderne om, at der er en ledelsesevaluering i gang i organisationen, uanset om de skal besvare ledelsesevalueringen eller ej.